„Was kommt ins Archiv?“ Die Frage entscheidet, wie Bergisch Gladbach in der fernen Zukunft wahrgenommen wird. Dabei sitzt Thomas Schwabach, seit rund neun Monaten Leiter des Stadtarchivs, an der zentralen Stelle. Um es fit für die Zukunft zu machen, baut sein Team das „Gedächtnis der Stadt“ derzeit in ein digitales Archiv um. Mit wesentlich mehr Komfort und Möglichkeiten für die Nutzer.

Muss man als Archivar ordentlich sein? „Definitiv“, sagt Thomas Schwabach. „Man sollte strategisch und vorausschauend an seine Aufgabe herangehen und die Archivarien so ablegen, dass sie jetzt und in Zukunft gut auffindbar sind.“ Möglichst ohne Hilfe des Archivars. „Da sollte man sich über die Ablage von Daten oder Dateinamen schon seine Gedanken machen.“

Damit ist eine Grundvoraussetzung für den Job geklärt. Man sollte zudem ein paar Sprachen beherrschen sowie alte Schriften lesen können. Und wenn man ein Interesse für Programmierung und Digitaltechnik mitbringt, kann das auch nicht schaden.

Dr. Thomas Schwabach, Leiter des Stadtarchivs Bergisch Gladbach. Foto: Manfred Esser

Bei Thomas Schwabach ist dies der Fall. Er stammt aus Dormagen, hat Soziologie, mittelalterliche sowie neuere Geschichte studiert und darin promoviert. Seit einem dreiviertel Jahr leitet er das Stadtarchiv von Bergisch Gladbach in der Scheidtbachstraße im Gustav Lübbe-Haus.

„Ich bin über die Ahnenforschung zum Thema Archiv gekommen“, erklärt er. Die Aufarbeitung seiner Familiengeschichte, die mütterlicherseits eng mit dem Zonser Ziegeleigewerbe verbunden ist, habe schon in Jugendjahren seine Faszination für die Recherche in alten Quellen geweckt.

Er interessierte sich für die Lokalgeschichte von Dormagen und speziell die Mittelalterstadt Zons, erst archäologisch, später historisch. Nach dem Studium war er unter anderem Leiter des Stadtarchivs Weinstadt sowie von 2007 bis 2020 Leiter des Archivs der Universität St. Gallen in der Schweiz. Hier machte er grundlegende Erfahrungen in Aufbau und Betrieb eines digitalen Archivs. Das kommt nun Bergisch Gladbach zugute.

Lagerung bei konstanten Bedingungen

Doch zunächst zurück zu den Archivalien, die größtenteils aus Papier bestehen. Für Schwabach sind sie das „Gedächtnis der Stadt“. Im Archiv würden sie „endarchiviert“ und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Archivalien, die durch ihn und sein Team als bewahrenswert eingestuft werden. „Langzeitarchivwürdig“ nennt er dies.

Damit die Archivalien auch wirklich lange erhalten bleiben, lagern sie in einem speziellen Gebäude, dem so genannten Magazin. Es schließt sich im hinteren Teil an die Räumlichkeiten des Stadtarchivs an. Hier herrscht eine konstante Temperatur von 18 Grad Celsius, bei einer Luftfeuchte zwischen 50 und 60 Prozent.

„Große kurzzeitige Schwankungen darf es nicht geben, sonst leidet das Material zu sehr“, erklärt Schwabach. Kaum auszudenken welches Ausmaß an Informationen verlorenginge, sollte es in diesem Raum einmal brennen.

Für den Fall der Fälle gibt es im Keller des Archivs eine so genannte Notfallbox. Darin befindet sich notwendiges Material für die Bergung. So kann zum Beispiel nasses Archivgut für eine Rettung vorbereitet werden. „Wollen wir hoffen, dass die Boxen nie zum Einsatz kommen müssen.“ Der Einschätzung ist nichts hinzuzufügen.

Auswahl formt Wahrnehmung der Stadt

„Lediglich etwa fünf Prozent des angebotenen Materials wird archiviert“, meint der Historiker. Die Auswahl, was tatsächlich bewahrenswert ist und was nicht, sei eine heikle und verantwortungsvolle Aufgabe. „Schließlich formen wir damit das Bild, wie sich in 100 oder 200 Jahren die Jetzt-Zeit darstellt.“

Bewahrenswert, das können Akten und Dokumente der Stadt sein, Nachlässe oder auch Vorlässe. Darunter versteht der Fachmann Unterlagen, die relevante Personen der Stadtgeschichte dem Archiv schon zu Lebzeiten überlassen. „Darin verbergen sich oft ziemliche Überraschungen“, so Schwabachs Erfahrung.

Grundlagen der Archive in NRW: Aufbau und Betrieb kommunaler Archive sind im Archivgesetz Nordrhein-Westfalen geregelt. Darin ist zum Beispiel festgelegt, dass Unterlagen von Trägern der kommunalen Selbstverwaltung archiviert werden sollen. Hierzu gehören Dokumente von bleibendem Wert für Wissenschaft und Forschung, Bildung, Gesetzgebung oder Rechtssprechung.
Zu den Aufgaben der Archive gehören die Erfassung, Bewertung, Übernahme und Verwahrung von Unterlagen. Hinzu kommen Ergänzung, Erforschung und Bereitstellung und Veröffentlichung der Archivalien.

Darum gibt es im Archiv auch entsprechende Schutzfristen. „30 Jahre bei Sachakten, zehn Jahre nach dem Tod von Personen“, erklärt der Chef-Archivar. Erst nach Ablauf dieser Firsten sind die Unterlagen frei zugänglich.

Alles Unikate

Menschen aus der Forschung, der Genealogie, aber auch Mitarbeiter der Verwaltung würden zu den Nutzern gehören. 2019 gab es 367 Besucher im Benutzersaal, und selbst 2020, als das Archiv wegen Corona lange schließen musste, waren es in der Restzeit 356 Besucher. Derzeit würden sich die externen Anfragen bei 30 bis 35 pro Monat einpendeln, intern aus der Verwaltung seien es sechs bis acht Bitten um Auskunft.

Rund 1.900 laufende Regalmeter umfasst das Stadtarchiv gemäß der vergangenen Inventur. Die Frage, ob sich darunter wertvolle oder seltene Stücke befinden stellt sich für Thomas Schwabach dabei nicht. „Im Archiv ist jedes Stück in der Regel nur einmal vorhanden. Mithin sind dies alles Unikate. Ob sie nun wichtig oder wertvoll sind, ergibt sich eher aus der Perspektive desjenigen, der Informationen in den Unterlagen sucht und findet.“

Dennoch gibt es ein paar kleine „Archiv-Rekorde“: Wenn man wertvoll eher materiell statt ideell verstehe, so gehöre eine 750er Goldmedaille der Stadt Bergisch Gladbach aus 1956 zu den „kostbarsten“ Stücken.

Das größte Archivale ist ein Bauplan von 1978 aus der Paffrather und Mühlheimer Straße. Er misst 2,34 mal 2,28 Meter. Und das älteste Stück stammt aus dem Jahr 1578: Herzog Wilhelm weist den Rentmeister der Grafschaft Neuenahr, Huprecht von Walmerodt, an, dem Conrad von Hillesheim einen erneuten Vorschuss von 50 Talern zu gewähren. Gegeben auf dem Schloss Bensberg 10. Oktober 1578 (siehe Bild).

Das älteste Archigut im Stadtarchiv Bergisch Gladbach ist datiert auf den 10. Oktober 1578, Quelle: Stadtarchiv

Aufbau eines Digital-Archivs

Bemerkenswert ist zudem eine Archivale vom 15. Dezember 1988. Darin wird – spät aber immerhin – Adolf Hitler die Ehrenbürgerwürde der Stadt Bergisch Gladbach aberkannt. Der Antrag erfolgte durch die SPD-Fraktion, besiegelt per Ratsbeschluss. So steht es unter der Signatur G1/33 des Stadtarchivs. Und ist digital auch bei Wikipedia nachzulesen, dem globalen Digital-Archiv.

Damit wird Wikipedia aber noch lange nicht zur Konkurrenz des Stadtarchivs. Thomas Schwabach arbeitet mit seinem Team vielmehr am Archiv 2.0. Es soll noch nutzerfreundlicher werden, einfachen Zugriff auf wesentlich mehr Informationengeben, und vor allem digitaler:

Dazu gehört zunächst eine gut aufbereitete Übersicht des Aufbaus. Thomas Schwabach spricht von der „Tektonik des Archivs“. Es ähnelt ein wenig dem „Explorer“ am PC und zeigt grundlegendan, aus welchen Bereichen das Archiv Informationen anbietet.

Vorteile für Nutzer

In einem zweiten Schritt – dem aktuellen Arbeitsschwerpunkt von Schwabachs Team – werden die Bestände der Tektonik zugeordnet. Der Explorer wird quasi mit Inhalten verknüpft. Bis Ende 2022 will man dann – in einem dritten Schritt – erste wichtige Digitalisate verknüpft haben. Also Scans sämtlicher Dokumente, die im Archiv gelagert werden.

Die Vorteile der Digitalisierung liegen für Thomas Schwabach auf der Hand: „Klar geht es auch um eine Sicherung der Archivgüter. Aber im digitalen Archiv ist erstmals eine Volltextrecherche möglich. Inhalte werden also noch besser – oder vielleicht sogar erst überhaupt – auffindbar.

Zudem können die Nutzer online nach Informationen suchen, was derzeit z.B. bei Microfilmen nicht machbar ist. Archivgüter lassen sich zudem online weltweit nutzen – die Nutzer müssen nicht extra ins Archiv gereist kommen, um eine Quelle zu lesen.“

Für Schwabach hat dies hohe Priorität. Zufriedene Nutzer seien extrem relevant, sie würden letztlich auch zu einer gesteigerten Nutzung des Archivs führen, so seine Erfahrung. „Hohe Kosten für Archivscans halten Interessenten ab.“ Wenn Archivgut in geeigneter Form online bereitstellt wird, fallen Aufwände für beide Seiten weg.

Weitere Informationen
Öffnungszeiten und Kontakt auf den Webseiten der Stadt
Weitere Informationen u.a. zu den Beständen im Archiv-Portal des Landes NRW

Daten wie eine Zeitkapsel

Damit sich die Digitalisate auch in 100 oder 200 Jahren noch mit dann verfügbaren PCs öffnen lassen, setzt das Team von Thomas Schwabach auf eine spezielle Technik. Texte würden im PDF/A-Format gespeichert.

Das Dateiformat ist ein offener Standard und beinhaltet gleich einer Zeitkapsel alle Informationen wie zum Beispiel Schrift-Fonts, um PDF/A-Dateien auch künftig lesbar öffnen zu können. Bei den Fotos würde JPEG2000 eingesetzt, das eine hohe Qualität bei vergleichsweise geringem Datenvolumen biete.

„Wer nicht mit der Zeit geht, der muss irgendwann mit der Zeit gehen“, schmunzelt Schwabach ob seiner Internet-Affinität. Keine Frage: Seine Vision macht es künftig einfacher, nach alten Urkunden der Verwandtschaft zu suchen.

Aber der neue Leiter des Stadtarchivs hat noch mehr im Sinn: 2022 sei eine Ausstellung geplant, die ganze Stadt würde inhaltlich mit einbezogen. Mehr wolle er noch nicht verraten, die Bürger mögen sich überraschen lassen. Nun denn: Nicht nur Papier ist geduldig.

Holger Crump

ist freier Journalist und vielseitig interessierter fester Mitarbeiter des Bürgerportals.

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2 Kommentare

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  1. Geniale Idee.

    Vergesst aber bitte blos nicht die (schon im Bild gezeigten) Photoarchive vom Willi Fritzen sowie die vollständigen (!!) Luftbilder aus der Befliegung in den 50er Jahren (ich meine, es war 1957) durch die Hamburger Aero Lloyd.