Mit dem Wegfall der meisten Corona-Maßnahmen im Frühjahr dieses Jahres war der Weg für „normale“ Veranstaltungen wieder frei. Die Freude darüber war riesengroß. Und dennoch gibt es allen Grund, die Vor- und Nachteile von Präsenz-Veranstaltungen gut abzuwägen – und sie dann besonders gut vorzubereiten.

Endlich weg vom Bildschirm und wieder live dabei sein. Im Stadion mit dem Lieblingsverein mitfiebern oder beim Stadtfest mit alten Bekannten plaudern. Wer in diesen Tagen über einen der unzähligen Weihnachtsmärkte geschlendert ist, konnte spüren, dass die Freude über die Rückkehr der Präsenzveranstaltungen immer noch ungebrochen ist.

Für viele Menschen hat sich damit ein Gefühl von neugewonnener Normalität und wiedererlangter Sicherheit eingestellt. Für viele, aber längst nicht für alle. 

Viele wägen ihre Präsenz-Teilnahme im Vorfeld genau ab. So groß die Freude über wieder stattfindende Live-Events bei einem Großteil der Bevölkerung auch ist, bleibt ein Teil weiterhin skeptisch. Ein Teil der Menschen traut sich immer noch nicht in größere Menschenmengen zurück. 

Durch die virtuellen Veranstaltungen, oft im beruflichen Umfeld, sind Viele zudem verwöhnt worden. Die Teilnahme an virtuellen Events ist sicherer, meist kostengünstiger und spart Zeit, da unter anderem die An- und Abreise entfällt. Hinzukommt, dass sich die Teilnehmer oftmals erst kurzfristig dazu entscheiden können, dem Event beizuwohnen.

Ein sicheres Gefühl vermitteln

Um möglichst viele Zielgruppen zur Teilnahme an Live-Events zu motivieren, muss ein sicheres Gefühl vermittelt werden. Dies kann beispielsweise über die eigene Website oder die Sozialen Medien erfolgen – mit Fotos oder Videos früherer Events, die die Umsetzung eines gelungenen Hygienekonzepts zeigen und damit verdeutlichen, dass ein sicheres Event auch in Pandemiezeiten gelingen kann.

Die Vorteile eines Live-Events müssen klar in den Vordergrund gehoben werden – direkter Austausch und auch eine Beziehung zum anderen aufbauen zu können. Möglich sind auch zusätzlich Anreize wie ein besonders ansprechendes Catering oder die Vergabe von Give-Aways.    

Für die erfolgreiche Umsetzung von Präsenzveranstaltungen insbesondere in herausfordernden Zeiten sollten folgende Punkte beachtet werden.  

Wer zuerst kommt, mahlt zuerst

Ein frühzeitiger Beginn der Planung ist grundsätzlich wichtig. In Zeiten der Pandemie gewinnt dies jedoch noch verstärkt an Bedeutung, da die Kapazitäten in vielen Bereichen (Locations, Dienstleister, Hotels etc.) deutlich knapper geworden sind.

Insbesondere bei Veranstaltungen, die in den Frühjahrs- und Sommermonaten stattfinden. Diese als „sicherer“ geltenden Monate möchten alle Veranstalter für die Durchführung ihres Events nutzen und deswegen heißt es schnell sein – auch für die Sicherung von ausreichend Personal.

Für die Ansprache öffentlicher Stellen bspw. für die Einholung von Genehmigungen muss ebenfalls eine längere Vorlaufzeit eingeplant werden. Personalmangel – ob vorübergehend oder dauerhaft – muss für alle Meilensteine zeitlich großzügig eingeplant werden.

Dringlichkeit von Meilensteinen und Make-or-Break-Termin

Da sich die Pandemie auch nach über zweieinhalb Jahren nicht wirklich in die Karten schauen lässt, ist es empfehlenswert Veranstaltungen auch weiterhin in hybrider Form zu planen. Live-Streams bieten eine gute Ergänzung zur Präsenz-Veranstaltung. Aber auch an dieser Stelle heißt es schnell sein. Denn die Dienstleister, die auf technischer Seite unterstützen, sind gefragt. 

Ganz wichtig, vielleicht sogar noch wichtiger als in der Vergangenheit – Meilensteine setzen! Diese schaffen eine klare Vorgabe bis wann einzelne Entscheidungen zu treffen sind. Und auch ein Make-or-Break-Termin, um wahrscheinlich schweren Herzens aber kostensparend eine mögliche Absage des Live-Events vornehmen zu können. 

Corona-Auflagen nicht außer Acht lassen 

Auch für die vermeintlich „sicheren Monate“ gilt es vorausschauend die aktuellen Corona-Auflagen im Blick zu behalten und ein umfassendes Hygiene-Konzept in der Schublade zu haben. Dann steht einer gelungenen Präsenzveranstaltung nichts mehr im Weg. 

Sollten Sie Fragen zum Thema Live-Kommunikation haben oder Unterstützung bei einem Ihrer Events benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Ihre Elke Strothmann

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Elke Strothmann

führt seit über 25 Jahren die gleichnamige PR- und Eventagentur mit Sitz in Bergisch Gladbach. Sie und ihr 8-köpfiges Team haben das Ziel, für ihre Kunden eine positive öffentliche Meinung zu schaffen.

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