Beim Firmenwagen steckt der Teufel im Detail

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Der Firmenwagen, seine steuerliche Behandlung und die Rechtsprechung, … – das ist eine unendliche Geschichte! Ein wesentlicher Punkt ist die Versteuerung des Privatanteils und dessen Ermittlung.

1% – Regelung oder Fahrtenbuch

Es gibt zwei Arten, den privaten Nutzungsvorteil zu versteuern: die 1%-Methode, bei der monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises zu versteuern ist und zum anderen die Fahrtenbuchmethode. Hierbei wird das Verhältnis von betrieblich bzw. privat gefahrenen Kilometern zu Gesamtfahrleistung ermittelt und auf dieser Basis der private Anteil versteuert.

Gerade bei Firmenwagen, die bereits abgeschrieben sind oder sehr hohe Bruttolistenpreise haben, kommt immer wieder der Gedanke auf, ein Fahrtenbuch zu führen, um ein günstigeres Ergebnis als mit der 1%-Versteuerung zu erzielen.

Allerdings liegt der Teufel im Detail: jede einzelne Fahrt ist aufzuführen mit Tag der Fahrt (Datum), km-Stand zu Beginn und Ende der Fahrt (keine ca-Angaben), Reiseziel, Reisezweck und Geschäftspartner bzw. Kunden etc. Für private Fahrten sind Reiseziel und Reisezweck nicht aufzuschreiben und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein kurzer Verweis. Keine Werkstatt-, Post- oder Tankstellenfahrt darf fehlen, ansonsten droht die Finanzverwaltung das Fahrtenbuch zu verwerfen.

Zur Minimierung des Aufwands stellt sich die Frage, ob das Fahrtenbuch nicht elektronisch geführt werden kann. Dabei ist allerdings zu beachten, dass auch hier besondere Anforderungen gelten. Es müssen sich dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Nachträgliche Veränderungen müssen nach der Funktionsweise des Programms technisch ausgeschlossen sein oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Danach ist ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß (BFH-Urteil vom 16.11.2005, BStBl 2006 II S. 410).

Folgende Punkte sind zu beachten:

• Für die Anerkennung einer elektronischen Fahrtenbuchsoftware besteht kein Zertifizierungsverfahren. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten, die regelmäßig im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung vorgenommen wird.
• Das im Rahmen einer Außenprüfung bestehende Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung erfasst auch elektronische Fahrtenbücher einschließlich der maschinellen Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten.
• Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand des Fahrzeugs grundsätzlich unbedenklich. Die Finanzverwaltung empfiehlt aber den tatsächlichen Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand zu dokumentieren.

Programme, die alle Voraussetzungen erfüllen, sind rar gesät, daher gilt es beim Kauf alle Kriterien abzufragen. Nichts ist bitterer als in ein Programm zu investieren, das anschließend von der Finanzverwaltung verworfen wird!

Wir beraten Sie gerne! Ihre Claudia Rottländer

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