Elke Strothmann, Agentur Strothmann, Bergisch Gladbach

Mit der zweiten Corona-Welle kam auch der zweite Lockdown. Wie können Teams über die Distanz hinweg motiviert zusammenzuarbeiten? Wir geben Ihnen ein paar ganz praktische Hinweise an die Hand.

Viele Menschen haben Mühe, sich während der aktuellen Corona-Pandemie selbst zu motivieren, Freude an der Arbeit zu finden und die Konzentration hochzuhalten. Es besteht die immense Herausforderung, als Team in dieser besonderen Situation zusammenzuhalten und zusammenzuarbeiten.

Kommunikation ist der Schlüssel

Im Büro ist immer leicht zu erkennen, ob eine Kollegin oder ein Kollege gerade konzentriert arbeitet oder offen für kurze Fragen oder eine Kaffeepause ist. Erst jetzt wird uns deutlich, wie unkompliziert wir kommunizieren, wenn wir uns ganz direkt Auge-in-Auge austauschen können. Doch auch vom Büro ins Homeoffice oder von Homeoffice zu Homeoffice gibt es Wege, gut miteinander zu kommunizieren.

Zunächst sollte es einen regelmäßigen wöchentlichen oder sogar arbeitstäglichen Austausch per Telefon, Videokonferenz oder per Chatsystem geben – Regeltermine oder Jour Fixe genannt.

Das gilt für das Team insgesamt, z. B. in einer kurzen morgendlichen Runde bei einer Tasse Kaffee. Oder zur Projektbesprechung zwischen Führungspersonal und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Oder auch zwischen den Kolleginnen und Kollegen untereinander. Es kann geklärt werden, wie es der anderen Person geht, ob Unterstützung vonnöten ist oder ob andere Probleme bestehen.

Auch Mittagspausen können gemeinsam per Video-Chat verbracht werden. Gemeinsam zu lachen oder neueste Geschichten auszutauschen und den anderen dabei zu sehen, hilft bei der Entspannung. Auch eine Verabredung zu einem gemeinsamen Spaziergang auf Abstand zur Mittagspause hilft, wenn die Entfernung nicht zu weit ist, um auf andere Gedanken zu kommen.

So bleiben die Team-Mitglieder weiterhin in Kontakt und verlieren sich und die Projekte nicht aus den Augen. Dieser lockere Austausch bildet die Basis für eine gute Beziehung untereinander, was besonders wichtig für eine gute Arbeitsatmosphäre ist, die trotz der Distanz nicht leiden darf.

Auf die Führungskraft kommt hinzu, dass das Vertrauen in und die Wertschätzung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jetzt elementare Elemente guter Führung sind. Jeder Austausch sollte per Videokonferenz passieren, damit nicht durch ein falsch verstandenes Wort bei der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter Frust oder sogar Angst entsteht.  

Team-Events sind nicht ortsgebunden

Gerade in diesen Zeiten sind Maßnahmen, die das Team jenseits von Arbeitszusammenhängen stärken, wichtig, um über die Distanz eine Verbindung aufrecht zu erhalten.

Wie wäre es zum Beispiel mit einem virtuellen Spielenachmittag? Jeder stellt sich seine Lieblingssnacks und -getränke an den Laptop und per Video-Chat spielt man zusammen. Garantiert haben alle eine Menge Spaß und können sich zudem noch etwas besser kennenlernen.

Gerade bei größeren Firmen bringen die virtuellen Treffen neue Chancen für die interne Kommunikation über Abteilungsgrenzen hinweg. Beispielsweise „Mystery Coffee“: Die Plattform verknüpft, ähnlich einem Blind Date, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich angemeldet haben, für einen kurzen Online-Plausch.

Damit niemand hier wortlos bleibt oder eine peinliche Stille entsteht, kann man als Organisator auch unverfängliche erste Fragen z. B. zum Arbeitsalltag des anderen vorab einstellen. Es ist sehr interessant und erweitert den persönlichen Horizont, einmal mit Menschen aus komplett unterschiedlichen Abteilungen oder sogar anderen Ländern, in denen das Unternehmen tätig ist, zu sprechen.

Das Unternehmen gewinnt mehr motivierte Mitarbeiter durch ein besseres Miteinander, das durch neues gegenseitiges Verständnis überhaupt erst aufkommen kann. Ein Umstand, der sich auch auf die Zeit „nach Corona“ positiv auswirken wird.

Klare Regeln und Absprachen

Aber nicht nur Spaß verbindet. Es ist auch wichtig und hilfreich, gerade im virtuellen Miteinander klare Absprachen für das tägliche Miteinander zu treffen: ein roter Faden, an dem sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter orientieren können.

Dazu gehören z. B. Regeln zur Kommunikation, etwa wie lange eine Videokonferenz sein soll, und dass alle ihre Kameras laufen lassen sollten. 

Die Definition von Arbeits- und Pausenzeiten sowie Anleitungen zur richtigen Daten- und Softwarenutzung können darin unterstützen, sich in dem „neuen” Arbeitsalltag besser zurechtzufinden und sich gut zu strukturieren.  

Aber auch individuelle Absprachen zwischen der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter und der Führungskraft sind als Hilfestellung wichtig.

Die meisten Eltern können ihre Kinder momentan nicht in die Kita oder in die Schule bringen und müssen versuchen, den Spagat zwischen Arbeit und Kinderbetreuung unter einen Hut zu bringen. Diese Belastung kann zum Beispiel durch Vereinbarungen zur Arbeitszeit erleichtert werden.

Auch der Austausch unter den Kolleginnen und Kollegen über die eigenen Herausforderungen ist hierbei wichtig – denn nur wenn man die Bedürfnisse des anderen versteht, kann man Verständnis füreinander aufbringen und sich gegenseitig viel besser unterstützen. 

Technische Unterstützung

Doch wie gelingt der schnelle und spontane Austausch? Die Hardware-Ausstattung der Mitarbeiter ist unter Sicherheitsgesichtspunkten wichtig. Software, die die Team-Kommunikation stützt, ist essenziell.

Bei Microsoft Teams z. B. lässt sich anhand des Status erkennen, ob eine Kollegin oder ein Kollege gerade verfügbar, beschäftigt oder gar abwesend ist. Hier kann dann ein kurzer Austausch telefonisch, über Video-Chat oder einen ganz normalen Chat stattfinden. Auch die Datenablage kann über eine Cloud-Lösung die Zusammenarbeit vereinfachen.

Die Bandbreite des Telekommunikationsanschlusses eines jeden Homeoffices kann variieren. Hier helfen Absprachen, die Unterstützung mit Ideen, was noch machbar sein könnte, und Verständnis.

Ich wünsche Ihnen, dass Sie das Arbeiten im Homeoffice als kleine Bereicherung empfinden, denn es eröffnet uns die Möglichkeit, andere Formen des Miteinanders und des Kommunizierens auszuprobieren.

Bleiben Sie gesund und motiviert!

Ihre Elke Strothmann

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Elke Strothmann

führt seit über 20 Jahren die gleichnamige PR- und Eventagentur mit Sitz in Bergisch Gladbach. Sie und ihr 8-köpfiges Team haben das Ziel, für ihre Kunden eine positive öffentliche Meinung zu schaffen.

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