Wir beschäftigen uns mit Public Relations und Events. Und gerade beim Begriff „Events“ schwingt immer etwas leicht Glamouröses mit. In vielen Fällen mag das stimmen. Aber wir wollen heute das Augenmerk auf eine andere Veranstaltungsform lenken, die wir seit vielen Jahren begleiten: die Hauptversammlung. 

Hier kommt es weniger auf eine fantasievolle Zusammenstellung des abendlichen Dinners mit exquisiter Weinbegleitung und den Einsatz hervorragender Künstler aus dem Showbusiness für die Zeit zwischen Hauptgang und Nachtisch an. Bei Hauptversammlungen handelt es sich um gesetzlich vorgeschriebene Zusammenkünfte von Aktionären, die einmal im Jahr vom Unternehmen über das abgelaufene Geschäftsjahr informiert werden müssen. Zudem können Aktionäre ihre Mitbestimmungsrechte hier aktiv ausüben. 

Gerade bei Hauptversammlungen stehen in der Vorbereitung stark regulierte Strukturen im Fokus. Fristen und Abläufe müssen bei Hauptversammlungen sehr stringent eingehalten werden.  

Alles vorgeschrieben? Das ist ja dann einfach! 

Das stimmt nicht. „Gerade stark reglementierte Veranstaltungen wie Haupt- oder Gesellschaftsversammlungen benötigen ein gut durchdachtes Konzept, ein hohes Maß an Organisation und vor allem eine erfahrene Begleitung am Tag der Veranstaltung. Ansonsten drohen schnell rechtliche Konsequenzen”, betont Andreas Maria Klein von der Rechtsanwaltskanzlei Leonhard & Imig, der sich mit Gesellschafts- und Vereinsrecht beschäftigt.   

Wie bei der Organisation aller Veranstaltungen ist eine frühzeitige und detaillierte Zeitplanung unerlässlich. Hier gilt es bereits im Vorfeld gesetzliche Fristen einzuhalten. Das Einreichen einer Tagesordnung bei offiziellen Stellen, der fristgerechte Versand von Einladungen an die Aktionäre, Gesellschafter oder Mitglieder, die regelgerechte Verarbeitung von Anmeldungen zur Versammlung – all dies will überwacht sein.

Anders als bei einem klassischen Event ist die Kontaktperson in diesem Fall beim Kunden häufig eine Juristin oder ein Jurist. 

Bekannte Regeln, neue Formate 

In allen technischen und rechtlich relevanten Aspekten einer Haupt-, Gesellschafter- bzw. Mitgliederversammlung ergänzt uns ein Schwesterunternehmen, das sich auf diese Form von Veranstaltungen spezialisiert hat. Wir als Agentur haben unseren Schwerpunkt bei der Organisation und Durchführung der Versammlungen. 

Und die Anforderungen werden komplexer. Corona hat dafür gesorgt, dass die genannten Versammlungen in den letzten zwei Jahren auch virtuell durchgeführt werden dürfen. Aus diesem „Dürfen“ ist nunmehr ein „Können“ geworden und der Gesetzgeber arbeitet aktuell weiter an dem Regelwerk.

Sprich: Unternehmen können zukünftig wählen, ob sie ihre Anteilseigener physisch an einen Ort einladen, sie am Bildschirm an den Versammlungen mit allen Rechten beteiligen oder beides vereinbar wird. Alle Durchführungsformen haben Vor- und Nachteile. 

Bezogen auf die Organisation der Versammlungen ändert sich allerdings wenig, denn die vom Gesetzgeber vorgegebenen Regularien greifen nach wie vor. Dafür wird sich der technische und juristische Aufwand erhöhen, da die Sicherheitsanforderungen an virtuelle Veranstaltungen hoch sind und Umsetzungsthemen neu verprobt werden müssen.

Das Nachsehen haben an dieser Stelle Hotels und Caterer … und der aktuell geringe Anteil am Socializing und Networking zwischen den Aktionären wird durch die neue gesetzliche Planung und Umsetzung weiter reduziert. 

Sollten Sie als Gesellschaft, Verein oder Verband einen starken Partner für die Organisation und Durchführung von Versammlungen suchen: Sie haben ihn gefunden! Sprechen Sie uns an, wenn wir Ihnen bei Ihrer nächsten Veranstaltung mit Rat und Tat zur Seite stehen dürfen.

Ihre Elke Strothmann

Die Agentur Strothmann GmbH besteht seit 1996 und ist auf Public Relations und Eventmanagement für Kunden unterschiedlichster Branchen spezialisiert.

Kontakt 
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Am Stadion 18-24, 51465 Bergisch Gladbach
Telefon: +49 2202 2807 20, Fax: +49 2202 2807 11
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Elke Strothmann

führt seit über 25 Jahren die gleichnamige PR- und Eventagentur mit Sitz in Bergisch Gladbach. Sie und ihr 8-köpfiges Team haben das Ziel, für ihre Kunden eine positive öffentliche Meinung zu schaffen.

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