Events in Zeiten von Corona? Das klingt im ersten Moment nahezu unmöglich. Das ist es jedoch gar nicht. Außergewöhnliche Zeiten erfordern aber außergewöhnliche Maßnahmen. Und eine gute Vorbereitung. 

Wie das funktionieren kann, haben uns die Karnevalisten eindrücklich gezeigt. Anstelle des traditionellen Rosenmontagszuges gab es in diesem Jahr in Köln kurzerhand einen „Rosenmontags-Stream”, die Große Gladbacher KG ersetzte den Sonntags-Zug durch eine „Grosse Radioshow” – virtuelle Events als Ersatz für die vielen Live-Sitzungen und Konzerte. Bekannte Karnevalsbands wie „Cat Ballou”, „Brings“ oder „Höhner“ sorgten für gute Stimmung im heimischen Wohnzimmer. 

Live-Veranstaltungen können auf diese Weise natürlich nicht ersetzt werden. Und das sollen sie auch gar nicht. Virtuelle Events können aber eine gute Alternative sein. Auf diese Weise lässt sich ein Wir-Gefühl auch auf Distanz schaffen oder aufrechterhalten. Bindungen können so hergestellt oder gefestigt werden. Natürlich muss es gut gemacht sein. 

Welche Veranstaltungen sind möglich?

Kundenveranstaltungen, Mitgliederversammlungen, Workshops, Tagungen, Produkteinführungen, Hausmessen – alles, was vor Ort funktioniert, funktioniert auch virtuell. Mit den richtigen Vorbereitungen lassen sich sogar Weinverkostungen virtuell durchführen. 

Die Technik muss stimmen

Um ein Event ansprechend im virtuellen Raum durchführen zu können, bedarf es als Grundlage zuallererst eines professionellen Video Conferencing Systems. Das Angebot ist breitgefächert. Zur Auswahl stehen unter anderem Mircosoft Teams, Zoom oder GoTo-Meeting.

Für welches System man sich letztlich entscheidet, hängt oftmals von den eigenen Vorstellungen zur Handhabung ab. Wichtig ist aber immer, dass man mit der Bedienung des ausgewählten Video Conferencing Systems gut klarkommt.

Um alle Funktionen uneingeschränkt nutzen zu können, lohnt es sich zudem die kostenpflichtige Version zu verwenden. Das kostet zwar Geld – ist jedoch deutlich günstiger als eventuell anfallende Reisekosten.

Außerdem benötigt man eine stabile Internetverbindung mit einer guten Down- und Upload-Rate, eine gute Kamera, ein hochwertiges Mikrofon und ggf. muss in etwas leistungsfähigere Hardware investiert werden.

Organisatorischer Perfektionismus hilft

Auch bei einer virtuellen Veranstaltung ist es wichtig, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer rechtzeitig einzuladen: Die Einladung sollte ein paar Wochen vorher verschickt werden und bereits alle technischen Voraussetzungen zur Teilnahme verständlich und detailliert aufführen. Am Tag vor der Veranstaltung schickt man diese Einladung noch einmal an alle Teilnehmer– sozusagen als freundliche Erinnerung.

Wie bei einem Live-Event ist auch bei einer virtuellen Veranstaltung die Erstellung eines gut durchdachten Konzepts unerlässlich. Unter anderem sollten dabei folgende Fragen beantwortet werden: Wer moderiert die Veranstaltung? Wird eine zweite Person benötigt, die sich um den Chat kümmert? Stimmt der Hintergrund – ist er festlich, professionell, dem Anlass angemessen gestaltet? Wurde die Veranstaltung einmal „durchgespielt“? 

Die Aufmerksamkeit hochhalten

Gerade bei virtuellen Events kann es schwierig sein, die Aufmerksamkeit des Publikums durchgehend aufrecht zu erhalten. An dieser Stelle hilft nur eine stringente und detaillierte inhaltliche Event-Planung. Ein Moderationskonzept hat an dieser Stelle oberste Priorität.

Zudem sollte die folgende Frage im Vorfeld der Veranstaltung geklärt sein: Kann der Moderator seinen Bildschirm teilen, um Sachverhalte anschaulich darzustellen?

Darüber hinaus ist es ratsam sich auch mit den folgenden Fragen auseinander zu setzen: Können Filmsequenzen/Trailer eingespielt werden? Konnte man einen Künstler für ein virtuelles Konzert gewinnen und dieses Konzert jetzt als „Scharnier“ zwischen zwei Veranstaltungsteilen streamen? Kennt man ein Museum, das eigens für die Veranstaltung zu einem virtuellen Rundgang einlädt?

Hier kommt es auf Abwechslung an, auf den Einsatz unterschiedlicher visueller Reize, die die Zuschauer fesseln.

Interaktion will gesteuert werden

Möchte man mit dem Publikum interagieren, bedarf es geschickter Moderation und Disziplin. Das Wort muss erteilt werden – denn wenn durcheinandergesprochen wird, versteht niemand etwas.

Wird die Chatfunktion genutzt, sollte ein zweiter Moderator eingesetzt werden. Nr. 2 bereitet dann die Ideen, Gedanken und Fragen für Nr. 1 vor, damit dieser sich auf das Publikum konzentrieren kann. Oder man schaltet einige Zuschauer live dazu, um eine (Podiums-)Diskussion zu führen.

In Zukunft also alles lieber virtuell?

Nein – genau das wollen wir nicht. Virtuelle Events können Live-Veranstaltungen natürlich in keinerlei Hinsicht ersetzen– es geht einfach nichts über die persönliche Begegnung. Nur auf diese Weise können wir auf andere Menschen voll und ganz wirken. Und wir alle sehnen uns nach einer Zeit, in der dies wieder möglich sein wird.

Aber in der Zwischenzeit sorgen wir dafür, dass auch ein Online-Event unvergesslich wird. Sie haben Lust auf eine individuelle und professionelle Eventplanung? Dann rufen Sie uns an – wir wissen, wie es geht: virtuell und „im richtigen Leben“!

Ihre Elke Strothmann

Die Agentur Strothmann GmbH besteht seit 1996 und ist auf Public Relations und Eventmanagement für Kunden unterschiedlichster Branchen spezialisiert.

Kontakt 
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