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Claudia Rottländer, geschäftsführende Gesellschafterin der DORNBACH GmbH
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Mit der Kassenrichtlinie 2010 hat der Gesetzgeber die Anforderungen u.a. an Registrierkassen, die bis dato keine Einzelaufzeichnungs- sowie Speicherungs- bzw. Datenexportfunktion haben, erhöht. Die neuen Anforderungen gelten zum 01.01.2017, daher besteht diesbezüglich dringender Handlungsbedarf.
Jeder Unternehmer, der buchführungs- und bilanzierungspflichtig ist, muss Bücher und Aufzeichnungen führen, die auch die täglichen Kasseneinnahmen und –ausgaben umfassen (Kassenbuch). Dies gesetzlichen Regelungen legen den Kassentyp nicht fest: der Unternehmer hat also die Wahl zwischen offener Ladenkasse und Registrierkasse.
Wird allerdings eine elektronische Registrierkasse eingesetzt, so muss sie ab 1.1.2017 erhöhten Anforderungen standhalten: alle steuerlich relevanten Einzeldaten müssen unveränderbar und vollständig aufgezeichnet werden und aufbewahrt werden. Die Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein (Datenexport).
Das Vorhalten ausschließlich in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend! Zudem muss ein Abgleich barer und unbarer Vorfälle und deren Verbuchung gewährleistet sein.
Die Folgen einer mangelhaften Kassenführung können den Unternehmer teuer zu stehen kommen: der Betriebsprüfer kann die nicht ordnungsgemäße Kassenführung verwerfen und im schlimmsten Fall damit auch die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung.
In der Folge werden die Besteuerungsgrundlagen geschätzt. Sofern weitere Differenzen feststellbar sind, ist die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens ebenfalls nicht ausgeschlossen.
Der Gesetzgeber wird die Anforderungen weiter verschärfen um gegen die Manipulation der Umsätze und Steuerhinterziehung vorzugehen: der Gesetzentwurf zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sieht vor, dass ab 01.01.2020 elektronische Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen.
Diese besteht aus drei Bestandteilen: Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitale Schnittstelle. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) soll die technischen Anforderungen definieren und eine entsprechende Anbieterlösung zertifizieren. Die Einführung einer allgemeinen Registrierkassenpflicht ist nicht Gegenstand des Entwurfs!
Unsere Handlungsempfehlung: Alte Registrierkassen sind auf ihre technische Erweiterbarkeit zu prüfen und im Zweifel mit Geräten, die die neuen Anforderungen erfüllen, zum 01.01.2017 zu ersetzen. Hierbei sollte man auch die anstehenden Verschärfungen ab 01.01.2020 im Blick haben. Wer bislang eine offene Ladenkasse geführt hat, kann diese bis auf Weiteres fortführen.
Wir beraten Sie gerne, Ihre Claudia Rottländer
DORNBACH ist eine überregional tätige Unternehmensgruppe in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung und Unternehmensberatung. National ist das Unternehmen mit mehreren Standorten vertreten und beschäftigt insgesamt 400 erfahrene Wirtschaftsprüfer und Steuerberater im Verbund mit spezialisierten Rechtsanwälten und IT-Beratern. Dornbach betreut neben Privatpersonen vorwiegend mittelständische Unternehmen, Unternehmen der öffentlichen Hand sowie gemeinnützige Einrichtungen.
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