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Claudia Rottländer, geschäftsführende Gesellschafterin der DORNBACH Treuhand GmbH & Co. KG

Beim Einsatz elektronischer Kassen gelten strikte Regeln. Im kommenden Jahr werden die Anforderungen weiter verschärft – darauf sollten Sie sich frühzeitig einstellen.

Schon 2010 regelte das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 26.11.2010 die Einzelaufzeichnungspflicht, Speicherung und Aufbewahrung sowie Trennung und Abgleich barer und unbarer Geschäftsvorfälle bei elektronischen Kassen.

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016  wurden weitere Maßnahmen zur Bekämpfung der Verfälschung von Kassenvorgängen und damit verbundenem Steuerausfall festgelegt:

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung in einem elektronischen Aufzeichnungssystem

Elektronische Aufzeichnungssysteme sind durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung zu schützen um die nachträgliche Manipulation digitaler Daten zu verhindern. Die Grundaufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen (Einzelaufzeichnungspflicht) und auf einem Speichermedium gesichert aufzubewahren. Auch bei einem Wechsel des Kassensystems ist dies für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht zu gewährleisten.

Die Sicherheitseinrichtung ist ab 01.01.2020 verpflichtend, eine Übergangsfrist bis 31.12.2022 gilt für Unternehmen, die eine neue Kasse entsprechend den Anforderungen des BMF-Schreibens 2010 angeschafft haben, diese aber nicht mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung aufrüsten können.

Einführung einer Kassen-Nachschau nach § 146b AO

Die Kassennachschau ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme in die Buchführung. Seit 01.01.2018 sind ungemeldete Nachschauen möglich. Sie beziehen sich auf  elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen (summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel).

Sanktionierung von Verstößen

Steuerordnungswidrigkeiten können nach Änderung des § 379 AO mit Strafen von bis zu EUR 25.000 sanktioniert werden, wenn

  • ein eingesetztes technisches System nicht den Anforderungen des § 146a AO entspricht
  • eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung fehlt oder nicht richtig angewandt wird
  • Manipulationssoftware eingesetzt wird (hierin kann ein Steuerstraftatbestand liegen)

Anzeigepflicht nach § 146a Abs. 4 AO

Erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2019 beginnen, Mitteilungspflicht an das Finanzamt bis 31.01.2020.

Alle Kassenführenden sind gut beraten, wenn sie die Kassen ordnungsgemäß führen. Dazu gehören tägliche Kassenaufzeichnungen und eine entsprechende Kassensturzfähigkeit (darauf kann z.B. auch die Kassennachschau bestehen).

Echte Kassenfehlbeträge (Negativbestand) sind ein schwerlich zu entkräftendes Indiz für eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung. Dies hat den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge mit der Konsequenz, dass die Buchführung keine Beweiskraft für die Besteuerung hat. Die Finanzbehörde schätzt in diesen Fällen die Besteuerungsgrundlagen und zwar regelmäßig nicht zugunsten des Steuerpflichtigen.

Wir empfehlen daher sich frühzeitig auf die verschärften Anforderungen einzustellen.

Ihre Claudia Rottländer

DORNBACH ist eine überregional tätige Unternehmensgruppe in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung und Unternehmensberatung. National ist das Unternehmen mit mehreren Standorten  vertreten und beschäftigt insgesamt 400 erfahrene Wirtschaftsprüfer und Steuerberater im Verbund mit spezialisierten Rechtsanwälten und IT-Beratern. Dornbach betreut neben Privatpersonen vorwiegend mittelständische Unternehmen, Unternehmen der öffentlichen Hand sowie gemeinnützige Einrichtungen.

DORNBACH Treuhand GmbH & Co. KG
Gronauer Mühlenweg 1, 51465 Bergisch Gladbach
Tel. 02202 983060
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Claudia Rottländer

ist geschäftsführende Gesellschafterin der DORNBACH Treuhand GmbH & Co. KG in Bergisch Gladbach. Neben der Gestaltungsberatung ist das steuerliche Gemeinnützigkeitsrecht ein Schwerpunkt ihrer Tätigkeit.

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