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Claudia Rottländer, geschäftsführende Gesellschafterin der DORNBACH Treuhand GmbH & Co. KG

Viele Steuerpflichtige, die ein betriebliches Fahrzeug auch für private Zwecke nutzen, scheuen die Versteuerung mit der 1%-Methode, da es, insbesondere bei hochwertigen Modellen, schnell teuer wird. 

Die Alternative kann in der Führung eines Fahrtenbuchs liegen – allerdings ist das mit Aufwand verbunden.

Die Finanzverwaltung hat hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs folgende Anforderungen:

  • dienstliche und private Fahrten sind gesondert und laufend sowie mit Datum festzuhalten
  • km-Stand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt ist aufzuzeichnen
  • Reiseziel und bei Umwegen auch Route ist anzugeben
  • Reisezweck und Geschäftspartner sind zu benennen

Bei Privatfahrten sowie Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte bzw. erster Tätigkeitsstätte genügen km-Angaben und ein kurzer Hinweis. Das Fahrtenbuch ist entweder handschriftlich (in fester Form, keine losen Blätter) oder auch elektronisch zu führen. Inhaltlich müssen beide Formen dieselben Daten enthalten.

Besonders wichtig ist neben der Vollständigkeit der Daten die zeitnahe Führung des Fahrtenbuchs. Hierunter fasst die Rechtsprechung einen Zeitraum von bis zu sieben Tagen. Das ist nicht eben lang, aber derjenige, der beruflich und privat viel unterwegs ist, wird danach ohnehin Probleme haben, jede Besonderheit zu erinnern und zu erfassen (Tanken, Postumweg, Bankbesuch, etc).

Bei elektronischen Fahrtenbüchern wird die Unveränderbarkeit des Datenbestandes vorausgesetzt, d.h. was binnen 7 Tagen nicht erfasst ist, wird danach bei vielen Systemen als privat eingeordnet, um nicht die Ordnungsmäßigkeit insgesamt zu gefährden. Sollten Änderungen möglich sein, müssen diese nachvollziehbar sein (Änderungshistorie). Excel-Dateien werden nicht akzeptiert.

Es zeigt sich, dass auch ein elektronisches Fahrtenbuch Aufwand erfordert, um als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anerkannt zu werden. Wer diese Erfassungsarbeiten nicht regelmäßig zeitnah vornimmt, der sollte sich schweren Herzens mit der 1%-Regelung anfreunden oder abfinden.

Außenprüfungen zeigen, dass die Finanzverwaltung in diesem Punkt eine sportliche Haltung hat und versucht Unregelmäßigkeiten zu finden und damit das Fahrtenbuch wegen fehlender Plausibilität im Ganzen zu verwerfen.

Wenn man sich also entschließt Fahrtenbuch zu führen, dann richtig!

Ihre Claudia Rottländer

DORNBACH ist eine überregional tätige Unternehmensgruppe in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung und Unternehmensberatung. National ist das Unternehmen mit mehreren Standorten  vertreten und beschäftigt insgesamt 400 erfahrene Wirtschaftsprüfer und Steuerberater im Verbund mit spezialisierten Rechtsanwälten und IT-Beratern. Dornbach betreut neben Privatpersonen vorwiegend mittelständische Unternehmen, Unternehmen der öffentlichen Hand sowie gemeinnützige Einrichtungen.

DORNBACH Treuhand GmbH & Co. KG
Gronauer Mühlenweg 1, 51465 Bergisch Gladbach
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Claudia Rottländer

ist geschäftsführende Gesellschafterin der DORNBACH Treuhand GmbH & Co. KG in Bergisch Gladbach. Neben der Gestaltungsberatung ist das steuerliche Gemeinnützigkeitsrecht ein Schwerpunkt ihrer Tätigkeit.

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